Receipt capture
การเก็บภาพหรือข้อมูลใบเสร็จทันทีหลังจ่ายจริง เพื่อลดความเสี่ยงเอกสารตกหล่น
คู่มือ
วิธีจัดการใบเสร็จและบิลรายจ่ายของธุรกิจ
คู่มือนี้ช่วยให้ธุรกิจไทยวางระบบเก็บใบเสร็จและหลักฐานรายจ่ายตั้งแต่ต้นทาง เพื่อไม่ต้องไล่ตามเอกสารซ้ำในปลายเดือนหรือปลายปี
คำตอบสั้น
วิธีจัดการใบเสร็จที่ดีคือเก็บทันทีเมื่อเกิดรายการ แยกตามเดือนหรือประเภทค่าใช้จ่าย และมี workflow ที่เชื่อมบิลกับหลักฐานการจ่ายและผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน
ตรวจเนื้อหาโดย ฐาปกรณ์ แก้วบุตร นักบัญชี ผู้ก่อตั้งสำนักงานบัญชี cozyledger · อัปเดต
คำที่ควรรู้
Expense folder logic
โครงสร้างการตั้งโฟลเดอร์และการแยกหมวดหมู่ที่ช่วยให้นักบัญชีค้นเอกสารได้เร็วขึ้น
เหมาะกับสถานการณ์แบบไหน
ตัวอย่าง
ร้านอาหารหรือธุรกิจภาคสนาม
ถ่ายรูปบิลหน้างานและจัดเก็บลงโฟลเดอร์ทันทีช่วยลดเอกสารหาย
ทีมที่มีค่าใช้จ่ายจากหลายพนักงาน
การแนบข้อมูลคนจ่ายและเหตุผลรายจ่ายไว้พร้อมกันช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังง่ายกว่าเดิม
ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อย
- เก็บรูปบิลไว้ในแชตหรือ gallery แต่ไม่ย้ายเข้าโฟลเดอร์กลาง
- ไม่เก็บสลิปหรือหลักฐานจ่ายคู่กัน
- ตั้งชื่อไฟล์ไม่สื่อถึงเดือนหรือประเภทรายการ
คำถามที่พบบ่อย
ควรแยกบิลตามอะไรดี?+
อย่างน้อยควรแยกตามเดือนและประเภทค่าใช้จ่าย หรือแยกตาม workflow ที่ทีมบัญชีใช้งานต่อจริง
จำเป็นต้องเก็บสลิปคู่กับใบเสร็จหรือไม่?+
โดยทั่วไปควรเก็บหลักฐานการจ่ายคู่กันเพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายและช่วยประกอบเอกสารจ่ายอื่น ๆ
ไฟล์เอกสารถูกเก็บไว้ที่ไหน?+
ไฟล์ถูกจัดเก็บใน Google Drive ของผู้ใช้เป็นหลัก เพื่อให้ธุรกิจยังคงเป็นเจ้าของเอกสารและแชร์ต่อให้นักบัญชีหรือทีมงานได้สะดวก
อ่านต่อ
เอกสารบัญชี
โปรแกรมออกใบเสร็จรับเงินฟรี ออกจากมือถือผ่าน LINE
เมื่อรับชำระเงินแล้ว ธุรกิจต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าอย่างเป็นระบบเพื่ออ้างอิงการรับเงินและช่วยให้เอกสารขายครบวงจรมากขึ้น
เปิดหน้า
เอกสารบัญชี
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
ในบางกรณีธุรกิจมีค่าใช้จ่ายจริงแต่ไม่ได้รับใบเสร็จครบถ้วน การจัด workflow เอกสารทดแทนให้รัดกุมจึงช่วยให้หลักฐานรายจ่ายดีขึ้นกว่าการปล่อยผ่าน
เปิดหน้า
ราคา
ราคา Goatie.ai
เริ่มทดลองใช้ฟรี แล้วเลือกแพ็กเกจตามจำนวนบิลที่ให้ AI อ่านต่อเดือน ทุกไฟล์ที่ส่งให้ AI อ่านใช้ 1 เครดิต และเติมเครดิตเพิ่มได้เมื่อเดือนไหนบิลเยอะ
เปิดหน้า
ลองใช้ Goatie ฟรีผ่าน LINE
ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบกำกับภาษีได้ฟรีไม่จำกัด ส่งรูปบิลรายจ่ายให้ AI จัดเอกสาร บริษัทที่ลงทะเบียนใหม่ได้ทดลองใช้ 30 เครดิต ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต